こんにちは。ライターの山田です。
仕事ではなくボランティアなのですが、色々と“公文書”と呼ばれる書類を作成していました。今年始めてそういった作業を行なったのですが、まあ大変（笑）
書式に従って前回のものを参考にしながらWordで作成して、プリントアウトして、関係者に判子もらいに行って、封筒に宛名書いて、郵便局に投函に行って……。
ちょっとでも間違っていたり、書式と異なっていたり、資料に不足があったりしたらやり直しです（汗）
Webの原稿はほぼノー修正で通っている私ですが、今回のお仕事はそれぞれ3回くらい、2機関あったので6回修正作業を行いましたよ。こんな修正コンボは久々に味わいましたね。ここのところ、「書式と少し異なっているのですが」「項目が足りないのですが」という電話をいただき、そのたびに書類を作り直して郵便局に通うという日々を過ごしておりました。
なんとか今日、修正版を投函して落ち着くかなと思います。
ライターはWeb原稿作成のプロではありますが、必ずしも公文書作成のプロでないことがわかりました（笑）「文章作成」と「文書作成」の違いです。でも、これで一連の流れはわかったので、次回はスムーズにできるよう備えておきたいですね。
手続きをする方も大変なのですが、お役所や公共団体で働く人も書類作成と判子ラリー、郵送の繰り返しで大変なんだろうなと思います。未だに紙ベースですからね。話を聞いていると、申請や判子とは無縁の自営脳の私は発狂してしまいそうです（笑）
ちなみに、本題とはずれますが、ある公務員の方は「ある程度の距離がないと新幹線に乗れないから、在来線や高速バスでの移動が多い」「泊まりもなかなか決済が下りない」ということでした。やはり「税金の無駄使い」という批判もあってこのような規定になっているのですが……柔軟に新幹線や宿泊を認めて公務員の移動時間短縮や疲労削減を図ってパフォーマンスをアップさせる方が、よっぽど納税者のためになると思うんですけどね。。。新幹線や宿泊することで浮かせた時間で、差額分の仕事はできると思います。
未だに連絡ツールが電話とFAX、郵送というのもつらいところです。修正依頼をやり取りするときも、「FAXはお持ちですか？」って…逆にお伺いしたい。「お宅にはFAXがありますか？」と。例えば通販を利用するときでも、注文書を書いてFAXで送るのではなく、ネットで注文する人がほとんどだと思います。（法人の場合は未だにFAXが主でしょうが）
「FAXがないんですが、メールではダメですかね？」とお伺いを立てたら、なんとか「メールでPDF添付でもOK」となったので良かったですが。
もちろん、紙の良さもわかります。私自身、結構アナログな人間なので、ペンとノートで取材していますし、資料なんかもプリントアウトします。
ましてや、例外やミスが許されない世界だから紙ベースというのもある程度は仕方のないことなのかなと思います。
でも、もうちょっとメールで提出するとか電子決済システムを導入すればお互い楽で、もっと世の中便利になるのになぁと。
確定申告はe-Taxになったので、だいぶ楽にはなりました。こういう動きがもっと広がればなと思います。
紙幣のペーパーレス化は進んでいるようですが、手続きのペーパーレス化もお願いします！